Congrès
L’Agence EVENT ACCESS est positionnée sur les congrès de quelques centaines et jusqu’à 1500 personnes, sur un périmètre géographique représentant la région Bretagne et la Loire Atlantique. Nous organisons des congrès dans des domaines variés : congrès associatifs permettant à des bénévoles de se réunir annuellement, congrès professionnels (secteur médical, secteur industriel…)… . Notre rôle est de vous fournir un certain nombre de prestations relatives à l’organisation logistique de votre manifestation.
Nous sommes vigilants à la réussite de votre congrès en mettant en œuvre une méthodologie qui nous permet de valider un certain nombre de critères dont les suivants :
• Lieu de congrès :
adéquation avec votre nombre de congressistes et votre besoin en espaces, validation de l’ergonomie globale et de la circulation des personnes, étude des moyens techniques et moyens humains nécessaires...
• Transport des congressistes :
analyse des conditions d’accès et des moyens d’acheminement des congressistes (navettes bus…)
• Hébergement :
étude de capacité et des conditions d’hébergement sur place ou à proximité
• Restauration :
choix du traiteur en fonction de votre budget, d’une thématique particulière…validation des moyens techniques et du mobilier en place sur le site, validation des conditions d’accès pour les congressistes au lieux de réception
• Animation :
animation du congrès durant les séances plénières, animation de votre Soirée de Gala…
• Parc exposant :
validation de la capacité d’exposition (superficie, infrastructure électrique, accès sécurisé…), définition d’un cahier des charges, choix du fournisseur en matériel d’exposition (stands, éclairages…)
• Programme accompagnants :
présentation de l’offre à proximité (visites, programmes détente, conditions d’accès…) et validation avec les prestataires locaux
• …
Pour chacune de ces prestations, nous faisons appel à des prestataires professionnels, au sein d’un réseau que nous avons constitué. Nous coordonnons toutes leurs interventions et nous vous conseillons sur des modifications ou des évolutions éventuelles à apporter à votre organisation en fonction des contraintes rencontrées (sécurité, budget, délais, ergonomie du site…).
• Congrès National UFNAFAAM - 2009 :
location des espaces et du matériel nécessaire, restauration (cahier des charges, choix du traiteur), hébergement (gestion complète de l’hébergement de 500 personnes sur 3 nuits), prestation d’assistance technique audiovisuelle, prestation logistique (mise en place, reconditionnement…)
• Congrès National de la Protection Civile - 2009 :
location des espaces et du matériel nécessaire, restauration (cahier des charges, choix du traiteur), hébergement (réservation des capacités d’hébergement en amont), prestation d’assistance technique audiovisuelle, prestation logistique (mise en place, reconditionnement…), mise en place d’un parc exposants extérieur, animation cocktail en extérieur
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